متن تلفن گویا: نمونه متن آماده برای شرکت، مطب، فروشگاه و سانترال

متن تلفن گویا معمولاً از چند پیام جدا ساخته می‌شود: خوشامد، منوی اصلی، پیام انتظار، پیام خارج از ساعت کاری یا تعطیلات و در صورت نیاز پیغام‌گیر. هر پیام باید کوتاه و برای «شنیدن» نوشته شود: اول کار را بگویید و بعد عدد («برای ارتباط با واحد فروش، عدد 1 را فشار دهید»)، در هر منو سه یا چهار گزینه بیشتر نگذارید و عدد و داخلی را همان‌طور بنویسید که باید خوانده شود. پایین‌تر برای شرکت، مطب و کلینیک، فروشگاه و منشی تلفنی سانترال نمونه متن آماده گذاشته‌ایم که با عوض کردن نام و عددها قابل استفاده است.

متن که نهایی شد، با ساخت صدای تلفن گویا با هوش مصنوعی می‌توانید آن را با گوینده و موسیقی دلخواه به فایل صوتی آمادهٔ سانترال تبدیل کنید؛ روش کار در بخش آخر آمده است.

متن تلفن گویا چه بخش‌هایی دارد؟

هر بخش یک فایل صوتی جداست و سانترال یا پنل تلفن گویا آن را در لحظهٔ مناسب پخش می‌کند. لازم نیست همه را داشته باشید؛ یک کسب‌وکار کوچک اغلب با خوشامد، منو و پیام خارج از ساعت کاری راه می‌افتد.

پیام خوشامد

اولین چیزی که تماس‌گیرنده می‌شنود: نام مجموعه و یک جملهٔ کوتاه. اگر بلافاصله بعدش منو پخش می‌شود، خوشامد را می‌شود اول همان فایل منو گذاشت.

منوی اصلی و زیرمنو

گزینه‌هایی که تماس‌گیرنده با دکمه‌های تلفن انتخاب می‌کند. اگر گزینه‌ها زیادند، یکی را به زیرمنو ببرید (مثلاً «پشتیبانی» با دو زیرگزینه) به‌جای اینکه همه را پشت سر هم بخوانید.

معرفی داخلی‌ها

جمله‌ای مثل «اگر شمارهٔ داخلی همکار مورد نظر را می‌دانید، همین حالا آن را شماره‌گیری کنید». این جمله را فقط وقتی بگذارید که شماره‌گیری مستقیم داخلی روی منوی سانترال شما فعال باشد.

پیام انتظار در صف

فایلی که وقتی همهٔ همکاران مشغول‌اند با موسیقی پخش می‌شود و هر چند ثانیه یک جملهٔ کوتاه را تکرار می‌کند. در این پیام وعدهٔ زمانی ندهید که نمی‌توانید به آن عمل کنید.

پیام خارج از ساعت کاری و تعطیلات

ساعت کاری، روز بازگشت و یک راه جایگزین (سایت، پیامک یا پیغام‌گیر). پیام تعطیلات را جدا بسازید تا برای هر مناسبت فقط همان یک فایل عوض شود.

پیام پایان و پیغام‌گیر

جملهٔ تشکر پایانی و پیامی که از تماس‌گیرنده می‌خواهد بعد از بوق پیغام بگذارد. صریح بگویید چه بگوید: نام، شمارهٔ تماس و موضوع.

قواعد نوشتن متن برای گوش (نه برای چشم)

شنونده نمی‌تواند به عقب برگردد یا دوباره بخواند. متنی که روی کاغذ مرتب به نظر می‌رسد، پشت تلفن اغلب گیج‌کننده است.

اول کار، بعد عدد

«برای پیگیری سفارش، عدد 2 را فشار دهید» بهتر از «عدد 2: پیگیری سفارش» است. شنونده تا به عدد برسد، می‌داند این گزینه به کارش می‌آید یا نه و لازم نیست همهٔ عددها را در ذهن نگه دارد.

حداکثر 4 گزینه در هر منو

راهنمای ماژول IVR در مستندات FreePBX (Sangoma) توصیه می‌کند در یک منو بیشتر از پنج یا شش گزینه نگذارید و گزینه‌های بیشتر را به زیرمنو ببرید؛ همان راهنما دکمه‌های تک‌رقمی را پیشنهاد می‌کند. برای کسب‌وکار کوچک سه یا چهار گزینه معمولاً کافی است. پرکاربردترین کار را گزینهٔ 1 بگذارید.

عدد و داخلی را همان‌طور بنویسید که باید خوانده شود

ساعت را کامل بنویسید («از ساعت 8 صبح تا 4 بعدازظهر»)، نه «8-16». شمارهٔ تلفن را تکه‌تکه و همان‌طور که می‌خواهید شنیده شود بنویسید. برای داخلی‌های چندرقمی یک بار تصمیم بگیرید که «دو صفر پنج» خوانده شود یا «دویست و پنج» و همه جا همان باشد.

یک جمله در هر خط و یک فعل ثابت

یا همه جا «فشار دهید» یا همه جا «بزنید»؛ رسمی و محاوره‌ای را با هم قاطی نکنید. پرانتز، علامت اختصاری و نشانه‌هایی مثل «/» را حذف کنید؛ این‌ها برای چشم‌اند و در صدا یا خوانده نمی‌شوند یا جمله را می‌شکنند.

طول هر پیام و مکث‌ها

عدد ثابتی برای طول پیام وجود ندارد، اما هر چه کوتاه‌تر، بهتر. برای مقایسه: منوی واقعی چهارگزینه‌ای «شرکت آریا» در نمونهٔ پایین همین راهنما، با خوشامد، تشکر پایانی و موسیقی، حدود 37 ثانیه شد. متن را با صدای بلند و با کرنومتر گوشی بخوانید؛ اگر حوصلهٔ خودتان سر رفت، حوصلهٔ تماس‌گیرنده هم سر می‌رود.

نمونه متن تلفن گویا برای شرکت

نام‌ها در نمونه‌ها ساختگی‌اند؛ نام مجموعه، عددها و ساعت‌ها را با اطلاعات خودتان عوض کنید. هر بلوک یک فایل صوتی است.

شرکت خدماتی

خوشامد و منوی اصلی

سلام، با شرکت نمونه تماس گرفته‌اید.
برای ارتباط با واحد فروش، عدد 1 را فشار دهید.
برای پشتیبانی و پیگیری خدمات، عدد 2 را فشار دهید.
برای امور مالی و صورت‌حساب، عدد 3 را فشار دهید.
اگر شمارهٔ داخلی همکار مورد نظر را می‌دانید، همین حالا آن را شماره‌گیری کنید.
برای شنیدن دوبارهٔ گزینه‌ها، ستاره را فشار دهید.

پیام انتظار

از شکیبایی شما سپاسگزاریم.
همهٔ همکاران ما در حال پاسخ‌گویی هستند؛ تماس شما به ترتیب پاسخ داده می‌شود.

خارج از ساعت کاری

با سلام، با شرکت نمونه تماس گرفته‌اید.
ساعت کاری ما شنبه تا چهارشنبه، از ساعت 8 صبح تا 4 بعدازظهر است.
لطفاً در ساعت کاری دوباره تماس بگیرید یا درخواست خود را در سایت ثبت کنید.
سپاسگزاریم.

شرکت فروش و پخش

سلام، به شرکت پخش نمونه خوش آمدید.
برای ثبت سفارش همکاران فروش، عدد 1 را فشار دهید.
برای پیگیری ارسال و بارنامه، عدد 2 را فشار دهید.
برای مرجوعی و ثبت شکایت، عدد 3 را فشار دهید.
برای صحبت با اپراتور، عدد 0 را فشار دهید.

گزینهٔ «عدد 0 برای اپراتور» را فقط وقتی بگویید که این دکمه در سانترال واقعاً به یک داخلی یا گروه پاسخ‌گو وصل شده باشد. گزینه‌ای که در متن هست و کار نمی‌کند، بدترین تجربه را می‌سازد.

نمونه متن تلفن گویا برای مطب و کلینیک

در مطب، بیشتر تماس‌ها برای نوبت است؛ همان را گزینهٔ 1 بگذارید. اگر مطب پاسخ‌گوی موارد اورژانسی نیست، این را صریح و همان اول پیام بگویید.

مطب: خوشامد و منو

سلام، با مطب دکتر نمونه تماس گرفته‌اید.
در صورت وضعیت اورژانسی، لطفاً با شمارهٔ 115 تماس بگیرید.
برای گرفتن یا تغییر نوبت، عدد 1 را فشار دهید.
برای پرسش دربارهٔ جواب آزمایش، عدد 2 را فشار دهید.
برای نشانی و ساعت پذیرش، عدد 3 را فشار دهید.

مطب: خارج از ساعت پذیرش

با مطب دکتر نمونه تماس گرفته‌اید.
ساعت پذیرش مطب شنبه تا چهارشنبه، از ساعت 4 تا 8 بعدازظهر است.
برای گرفتن نوبت، لطفاً در ساعت پذیرش تماس بگیرید.
در صورت وضعیت اورژانسی، با شمارهٔ 115 تماس بگیرید.

کلینیک زیبایی (لحن گرم‌تر)

سلام، به کلینیک زیبایی نمونه خوش آمدید.
برای رزرو نوبت، عدد 1 را فشار دهید.
برای مشاوره با کارشناسان ما، عدد 2 را فشار دهید.
برای پیگیری نوبت‌های قبلی، عدد 3 را فشار دهید.

در پیام مطب و کلینیک از نتیجهٔ درمان یا وعدهٔ پزشکی چیزی نگویید و جواب آزمایش را با پیام ضبط‌شده اعلام نکنید؛ گزینهٔ «جواب آزمایش» باید تماس را به یک نفر وصل کند.

نمونه متن برای فروشگاه و کسب‌وکار کوچک

فروشگاه اینترنتی (محاوره‌ای)

سلام، به فروشگاه اینترنتی نمونه خوش اومدید!
برای پیگیری سفارش، عدد 1 رو بزنید.
برای مشاورهٔ خرید، عدد 2 رو بزنید.
برای مرجوعی کالا، عدد 3 رو بزنید.

لحن محاوره‌ای برای فروشگاه آنلاین جواب می‌دهد، به شرط اینکه همهٔ پیام‌ها همین‌طور باشند. اگر برای پیگیری کد سفارش لازم است، بگویید کجا پیدایش کنند («کد سفارش در پیامک خرید آمده است»).

فروشگاه حضوری بدون منو

سلام، با فروشگاه نمونه تماس گرفته‌اید.
همکاران ما تا چند لحظهٔ دیگر پاسخ می‌دهند.
نشانی ما خیابان نمونه، پلاک 12 است و هر روز از ساعت 10 صبح تا 9 شب باز هستیم.

اگر یک خط و یک پاسخ‌گو دارید، به منو نیازی ندارید؛ یک خوشامد و یک پیام خارج از ساعت کاری کافی است. برای انتخاب بین تلفن گویای ابری، سانترال و پیغام‌گیر ساده، راهنمای ساخت تلفن گویا برای کسب‌وکار کوچک را ببینید.

متن منشی تلفنی سانترال و پیغام‌گیر (اداری و منزل)

متن منشی تلفنی سانترال

در سانترال‌های اداری، «منشی تلفنی» معمولاً همان پیامی است که تماس را جواب می‌دهد و تماس‌گیرنده را به داخلی یا اپراتور می‌فرستد.

سلام، با دفتر مرکزی شرکت نمونه تماس گرفته‌اید.
اگر شمارهٔ داخلی را می‌دانید، آن را شماره‌گیری کنید.
برای ارتباط با اپراتور، عدد 0 را فشار دهید.

پیغام‌گیر اداری

در حال حاضر امکان پاسخ‌گویی نداریم.
لطفاً بعد از شنیدن صدای بوق، نام، شمارهٔ تماس و موضوع خود را بگویید.
در اولین روز کاری با شما تماس می‌گیریم.

متن منشی تلفنی منزل

برای منزل، پیام را کوتاه و بدون جزئیات بنویسید. لازم نیست بگویید چه کسی خانه نیست یا تا کی در سفرید؛ این اطلاعات به کار غریبه‌ها می‌آید، نه شما.

سلام، در حال حاضر نمی‌توانیم پاسخ بدهیم.
لطفاً بعد از صدای بوق، نام و شمارهٔ تماس خود را بگذارید تا با شما تماس بگیریم.
ممنون.

پیام انتظار، تعطیلات و تبلیغ حین انتظار

پیام انتظار روی موسیقی پخش می‌شود و تکرار می‌شود، پس دو جمله کافی است:

از شکیبایی شما سپاسگزاریم.
همکاران ما در اولین فرصت پاسخ‌گوی تماس شما خواهند بود.

تعطیلات رسمی: تاریخ بازگشت را دقیق بگویید.

با سلام، با شرکت نمونه تماس گرفته‌اید.
به مناسبت تعطیلات نوروز، مجموعه تا پانزدهم فروردین تعطیل است.
از شانزدهم فروردین دوباره در خدمت شما خواهیم بود.

تبلیغ حین انتظار: یک جملهٔ مفید بهتر از یک شعار است؛ مثلاً «راستی، وضعیت سفارش را در سایت هم می‌توانید ببینید.» این جمله را بین تکرارهای پیام انتظار بگذارید، نه به‌جای آن.

نمونهٔ واقعی: یک متن، از نوشته تا فایل صوتی

متن پایین را برای یک شرکت ساختگی («شرکت آریا») با ابزار ساخت صدای تلفن گویای تاپ‌گیفت به صدا تبدیل کردیم. تنظیمات: گویندهٔ آرمان (مرد، حرفه‌ای)، سبک رسمی و موسیقی پس‌زمینهٔ پیانو و زهی.

سلام، شما با شرکت آریا تماس گرفته‌اید.
برای ارتباط با واحد فروش، عدد 1 را فشار دهید.
برای ارتباط با پشتیبانی، عدد 2 را فشار دهید.
برای ارتباط با حسابداری، عدد 3 را فشار دهید.
برای پیگیری سفارش، عدد 4 را فشار دهید.
از تماس شما سپاسگزاریم.

خروجی یک فایل 36.6 ثانیه‌ای شد. برای سنجیدن درستی خوانش، فایل را با تبدیل گفتار به متن دوباره به نوشته برگرداندیم: متن کلمه‌به‌کلمه با اصل یکی بود و همهٔ عددهای گزینه‌ها درست خوانده شده بودند. منوی یک مطب ساختگی (گویندهٔ نیلا، سبک آرام) و یک فروشگاه اینترنتی با لحن محاوره‌ای (گویندهٔ رها، سبک صمیمی) هم به همین روش ساخته شد؛ طولشان حدود 26 و 23 ثانیه بود.

متن گویندگی تلفن گویا را چطور به صدا تبدیل کنیم؟

سه راه دارید: خودتان ضبط کنید، به استودیو و گوینده بسپارید یا با هوش مصنوعی بسازید. در ابزار ساخت تلفن گویا در تاپ‌گیفت، برای هر کسب‌وکار یک «پروژه» ساخته می‌شود و همهٔ پیام‌هایش کنار هم می‌مانند.

انتخاب گوینده و سبک

پنج گویندهٔ فارسی هست: نیلا (زن، گرم و طبیعی)، آرمان (مرد، حرفه‌ای)، رها (زن، پرانرژی و تبلیغاتی)، سام (مرد، روایی) و سارا (زن، آرام و آموزشی). سبک خواندن را هم از میان گزینه‌هایی مثل رسمی، اداری، آرام، صمیمی، گرم و تبلیغاتی انتخاب می‌کنید و سرعت بین 0.75 تا 1.25 برابر قابل تنظیم است. برای منوی شرکت، آرمان یا نیلا با سبک رسمی؛ برای فروشگاه، رها با سبک صمیمی؛ برای مطب، نیلا یا سارا با سبک آرام نقطهٔ شروع خوبی است. پیش‌نمایش کوتاه را با دو گوینده بگیرید و مقایسه کنید.

اصلاح تلفظ نام برند

نام لاتین برند یا اسم خاص ممکن است درست خوانده نشود. در هر پروژه می‌توانید شکل خواندنش را ثبت کنید (مثلاً Aria ← آریا) و فرهنگ تلفظی که در ابزار تبدیل متن به صدا برای حسابتان ذخیره کرده‌اید هم اعمال می‌شود. داخلی‌های سه‌رقمی و بیشتر به‌طور پیش‌فرض رقم‌به‌رقم خوانده می‌شوند («دو صفر پنج») و می‌شود آن را روی خواندن کامل عدد («دویست و پنج») گذاشت؛ «*» را «ستاره» و «#» را «مربع» می‌خواند.

هر پیام یک فایل

نوع پیام را انتخاب کنید: خوشامد، منوی داخلی‌ها، خارج از ساعات کاری، پیام انتظار تماس، تعطیلات رسمی، تبلیغ حین انتظار، صندوق صوتی یا متن دلخواه. «مجموعهٔ کامل تلفن گویا» شش پیام اصلی را یکجا در یک فایل ZIP می‌دهد. متن را خودتان بنویسید، از الگوی آمادهٔ نوع کسب‌وکارتان شروع کنید یا بگذارید هوش مصنوعی از روی اطلاعات کسب‌وکار بنویسد و با دکمه‌هایی مثل «رسمی‌تر»، «کوتاه‌تر» و «مناسب‌تر برای شنیدن» بازنویسی‌اش کنید. بعد از هر نوشتن یا بازنویسی با هوش مصنوعی، شمارهٔ دکمه‌ها و داخلی‌ها بررسی می‌شود و متنی که عددی را جابه‌جا، حذف یا اضافه کرده باشد کنار گذاشته می‌شود.

در متن ابزار، هر خط یک جملهٔ گفتاری است و یک خط خالی مکث بلندتری می‌سازد. برای اینکه فایل درست روی سانترال پخش شود، سیستم تلفنی‌تان را انتخاب کنید؛ جزئیات قالب‌ها و مراحل بارگذاری در راهنمای فرمت فایل صدا برای سانترال و ایزابل آمده است. پیش از ساخت صدا هم متن را یک بار با غلط‌یاب فارسی بخوانید؛ غلط تایپی در صدا هم شنیده می‌شود.

اگر صدای غیرتلفنی می‌خواهید، مثلاً اطلاعیهٔ صوتی داخل فروشگاه، تبدیل متن به صدا ساده‌تر است و برای ویس تبلیغاتی و پادکست راهنمای ساخت ویس تبلیغاتی را ببینید.

متن‌تان آماده است؟ همین متن را به صدای تلفن گویا تبدیل کنید؛ پیش‌نمایش کوتاه بدون ثبت‌نام و روزانه چند بار در دسترس است و پیش از ساخت فایل نهایی، هزینه را می‌بینید.